A ata precisa ser registrada em cartório?

Não em todos os casos. O registro costuma ser exigido para atos que produzem efeito perante terceiros — eleição de síndico, que comprova a representação legal, e alteração de convenção. Para deliberações internas, a ata assinada e arquivada normalmente basta.

O presidente e o secretário da mesa, no mínimo. Muitas convenções pedem também a assinatura dos presentes, o que reforça a prova. A lista de presença assinada é parte integrante e deve ser arquivada junto.

Pode gravar a assembleia?

A gravação ajuda o secretário a redigir com precisão, mas não substitui a ata. É prudente informar os presentes de que haverá gravação e usá-la como apoio interno, não como registro oficial.

E se a ata tiver erro depois de assinada?

Erro material — nome, número, data — pode ser corrigido por errata anexada. Divergência sobre o conteúdo da deliberação é outra coisa: precisa ser levada à assembleia seguinte para retificação, não corrigida unilateralmente.

Como redigir a ata de assembleia

A ata precisa registrar quem convocou, quem compareceu, o que foi deliberado em cada item da pauta e como o resultado foi apurado. Ela é a prova de que a decisão existiu e de que foi tomada validamente. Decisão que não está na ata, na prática, não aconteceu.

A ata é o único registro que sobrevive à assembleia. Daqui a dois anos, quando alguém questionar se a obra foi aprovada e por quantos votos, é esse papel que responde — ou não responde.

Estrutura

Abertura

Data, horário de início, local, tipo de assembleia, quem convocou e em qual convocação ela se instalou (primeira ou segunda). O horário importa: é o que demonstra o respeito ao intervalo entre convocações.

Composição da mesa

Presidente e secretário, com a forma de escolha.

Presença e quórum

Número de unidades presentes, representadas por procuração e o total. Registre a base de cálculo — se por unidade ou por fração ideal, conforme a convenção.

Deliberações, item por item

O núcleo. Para cada ponto da pauta:

O que foi proposto, em termos objetivos
Síntese da discussão, sem transcrever debate
Resultado com os números: aprovados, contrários, abstenções
O teor exato do que ficou decidido

Encerramento

Horário de término e assinaturas.

Escreva a decisão, não a conversa "Discutiu-se longamente a questão da fachada" não serve para nada. O que serve é: "Aprovada a contratação da empresa X, conforme orçamento anexo de R$ Y, com rateio extraordinário em N parcelas, por 34 votos favoráveis, 3 contrários e 2 abstenções."

O que registrar com precisão especial

Valores — sempre por extenso e em algarismos
Prazos — datas concretas, não "em breve"
Nomes de fornecedores escolhidos, com a referência ao orçamento
Mandatos — início e fim, quando há eleição
Ressalvas de quem votou contra e pediu registro

O que não colocar

Transcrição literal de discussões
Juízo de valor sobre condôminos
Dado pessoal desnecessário à deliberação
Ofensa trocada durante o debate — registre que houve tumulto, se for o caso, sem reproduzir

A ata é documento acessível a terceiros em várias situações. Escreva sabendo disso.

Quando registrar em cartório

O registro costuma ser necessário para atos com efeito externo: eleição de síndico, porque é o que comprova a representação legal perante banco, cartório e Justiça, e alteração de convenção. Deliberações internas normalmente dispensam.

Prazo e disponibilização

Não deixe a ata para depois. Redija nos dias seguintes, enquanto a memória e as anotações estão vivas, e disponibilize a todos os condôminos — inclusive aos ausentes, que precisam saber o que foi decidido em seu nome.

Enviar a ata a todos os condôminos, junto com os balancetes, é a prática que mais reduz questionamento posterior. É parte do mesmo princípio da prestação de contas: o que está disponível por padrão não precisa ser pedido.