Transição entre síndicos
A transição precisa ser formalizada em termo assinado pelas duas partes, com entrega de: extratos e conciliação dos últimos doze meses, relação de inadimplentes, contratos vigentes, processos em curso, laudos com validade, pastas de funcionários e senhas bancárias. É nessa etapa que se descobre o passivo real.
A assembleia elegeu, a ata foi registrada e o novo síndico assumiu. Essa é a parte fácil. A transição mal feita é o que faz uma gestão nova começar meses atrasada — ou herdar um passivo que ninguém sabia existir.
Por que o termo importa
Ele cumpre três funções: documenta o que existia na data da troca, delimita a responsabilidade de cada gestão e revela o passivo antes que ele apareça sozinho.
Sem termo, qualquer problema descoberto seis meses depois vira discussão sobre quem deveria ter tratado — discussão que, sem documento, ninguém ganha.
Checklist do que exigir
Financeiro
- Extratos bancários de todas as contas, últimos 12 meses
- Balancetes do período, conciliados
- Saldo atual de cada conta e do fundo de reserva
- Relação de inadimplentes, com valores e estágio de cobrança
- Acordos de parcelamento em andamento
- Obrigações a pagar já vencidas ou a vencer
- Senhas e procurações bancárias, com substituição imediata
Contratos
- Todos os contratos vigentes, com vigência, valor, índice e cláusula de rescisão
- Apólice de seguro, com valor em risco e vencimento
- Contrato com a administradora
Jurídico
- Processos judiciais e administrativos em curso, com número e contato do advogado
- Notificações recebidas e não respondidas
- Autuações e multas pendentes
- Procedimentos de infração em andamento
Predial
- AVCB e demais laudos, com data de validade de cada um
- Plano de manutenção e histórico de intervenções
- Projetos, plantas e manuais de equipamentos
- Obras em andamento, com medições e pendências
Pessoas
- Pastas funcionais completas
- Folha, encargos e comprovantes de recolhimento
- Controle de ponto e banco de horas
- Férias vencidas e a vencer
Documentos do condomínio
- Convenção registrada e regimento interno vigente
- Livro de atas e atas das últimas assembleias
- CNPJ, certidões e cadastro atualizado dos condôminos
- Chaves, controles e acessos
Os primeiros 30 dias
- Trocar senhas e procurações bancárias — prioridade absoluta
- Conferir a validade de todos os laudos e priorizar os vencidos ou próximos do vencimento
- Levantar a inadimplência real e retomar a régua de cobrança
- Mapear os contratos e identificar os que estão sem concorrência há mais tempo
- Fazer vistoria completa com registro fotográfico datado — é o marco zero da nova gestão
- Apresentar um diagnóstico ao conselho, por escrito
Quando a gestão anterior não colabora
Acontece, sobretudo quando houve destituição litigiosa. O caminho: pedido formal com protocolo, prazo definido, registro da ausência de resposta e, persistindo, medida judicial para obtenção dos documentos.
O contexto completo da troca está em como trocar de síndico.